Llevar la contabilidad de forma ordenada es una de las claves para que tu negocio funcione sin sorpresas.
Aunque muchos autónomos delegan esta tarea a una gestoría, entender el proceso te ayudará a controlar mejor tus finanzas y evitar errores ante Hacienda.
En esta guía te explico cómo hacerlo paso a paso, incluso si no tienes experiencia.
💡 Por qué es importante llevar la contabilidad
Llevar una contabilidad correcta te permite:
- Saber en todo momento cuánto ganas y cuánto gastas.
- Calcular bien tus impuestos.
- Evitar sanciones por errores o retrasos.
- Tomar decisiones con datos reales.
👉 No se trata solo de cumplir con Hacienda, sino de tener control sobre tu negocio.
🧾 1. Conoce tus obligaciones contables
Los autónomos pueden tributar en dos regímenes distintos:
🔹 Estimación directa (normal o simplificada)
La mayoría está en este régimen.
Debes registrar todos tus ingresos y gastos y presentar modelos trimestrales (130 e IVA 303).
🔹 Estimación objetiva (módulos)
Solo aplicable a ciertos sectores.
No requiere contabilidad detallada, pero sí conservar facturas y justificantes.
💡 Verifica tu régimen fiscal antes de organizar tus libros.
📑 2. Libros de registro obligatorios
Si tributas por estimación directa, debes llevar:
- Libro de ingresos
- Facturas emitidas, ordenadas por fecha.
- Libro de gastos
- Facturas recibidas o compras necesarias para tu actividad.
- Libro de bienes de inversión
- Equipos, vehículos o mobiliario con amortización anual.
- Libro de provisiones y suplidos (solo si aplican).
👉 Puedes llevarlos en papel, Excel o un programa de facturación, pero deben estar actualizados.
💻 3. Utiliza un programa de contabilidad o facturación
Herramientas como Holded, Quipu, Billin o FacturaDirecta te ayudan a:
- Crear facturas con todos los requisitos legales.
- Registrar ingresos y gastos automáticamente.
- Calcular el IVA e IRPF al instante.
- Generar los modelos 303, 130 y 390 sin errores.
💬 Consejo: dedica una hora a la semana a revisar tus registros, no lo dejes para el final del trimestre.
🧮 4. Controla el IVA y el IRPF
- IVA: se declara trimestralmente con el modelo 303.
Debes ingresar el IVA que cobras a tus clientes menos el que pagas en tus compras (IVA soportado). - IRPF: se liquida con el modelo 130 (pagos fraccionados).
Se calcula sobre tus beneficios netos (ingresos – gastos).
💡 Guarda siempre copia de los modelos presentados y justificantes bancarios.
📅 5. Presenta tus declaraciones a tiempo
Calendario básico del autónomo:
| Periodo | Modelos | Plazo límite |
|---|---|---|
| 1T (enero-marzo) | 303, 130 | hasta el 20 de abril |
| 2T (abril-junio) | 303, 130 | hasta el 20 de julio |
| 3T (julio-septiembre) | 303, 130 | hasta el 20 de octubre |
| 4T (octubre-diciembre) | 303, 130, 390 | hasta el 30 de enero |
👉 Puedes presentarlos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
📊 6. Haz un control mensual interno
Además de las declaraciones, es recomendable que lleves un resumen mensual con:
- Total facturado.
- Gastos deducibles.
- Beneficio neto.
- Impuestos estimados.
💬 Así sabrás si vas bien de margen o necesitas ajustar precios o gastos.
🧠 7. Guarda la documentación correctamente
Conserva todas tus facturas, extractos y modelos durante al menos 4 años.
Puedes almacenarlos digitalmente, pero deben estar accesibles y legibles.
👉 Si Hacienda te lo pide, tienes que poder mostrar los originales o las copias escaneadas.
🚀 Conclusión
Llevar la contabilidad como autónomo no tiene por qué ser complicado.
Con método, organización y las herramientas adecuadas, puedes mantener tus cuentas claras y tus impuestos bajo control.
Una buena contabilidad es el reflejo de un negocio saludable.
💬 ¿Y tú?
¿Llevas tú mismo la contabilidad o prefieres externalizarla?
Déjame un comentario y puedo preparar una plantilla descargable en Excel para registrar ingresos y gastos mensuales. 👇