Emitir una factura correctamente no es solo una formalidad: es una obligación legal y la base de tu contabilidad como autónomo o empresa.
Aunque parece algo simple, muchos cometen errores al facturar que pueden traer problemas con Hacienda.
En esta guía te explico cómo hacer una factura paso a paso, qué datos debe incluir y cómo evitar fallos comunes.
💼 Qué es una factura y para qué sirve
Una factura es un documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios.
Sirve como justificante fiscal tanto para quien vende como para quien compra, y permite declarar correctamente impuestos como el IVA o el IRPF.
En resumen, una factura:
- Demuestra que se ha realizado una transacción.
- Permite al cliente deducir el gasto.
- Sirve al autónomo o empresa para declarar ingresos.
📄 Datos obligatorios que debe incluir una factura
Para que una factura sea válida ante Hacienda, debe contener los siguientes datos:
- Número y serie de factura
- Cada factura debe tener una numeración correlativa (1, 2, 3…).
- Puedes usar diferentes series (por ejemplo, “A2024-001” o “PROV-001”).
- Fecha de emisión
- Indica el día en que se expide la factura.
- Si la fecha de operación es distinta, también debe reflejarse.
- Datos del emisor (tú)
- Nombre o razón social.
- NIF o CIF.
- Domicilio fiscal.
- Datos del cliente
- Nombre o empresa del destinatario.
- NIF o CIF.
- Dirección.
- Descripción del servicio o producto
- Debe ser clara y específica (por ejemplo, “servicio de consultoría laboral – marzo”).
- Importe, impuestos y total
- Base imponible (importe sin impuestos).
- IVA (porcentaje correspondiente, normalmente 21 %).
- Retención IRPF (solo si eres autónomo profesional).
- Total a pagar.
- Forma y plazo de pago
- Indica si será por transferencia, efectivo, Bizum, etc.
- Añade el plazo de pago (por ejemplo, “30 días desde la fecha de emisión”).
💻 Cómo hacer una factura fácilmente
Existen muchas herramientas gratuitas o de bajo coste que te ayudan a crear facturas sin complicaciones:
- FacturaDirecta
- Holded
- Quipu
- Contasimple
- Excel o Google Sheets (si prefieres hacerlo manualmente)
💡 Consejo: usa siempre un programa que te permita guardar el histórico y numerar automáticamente las facturas.
⚠️ Errores comunes al hacer facturas
Evita estos fallos frecuentes:
- Omitir datos obligatorios (como NIF o número de factura).
- Duplicar numeraciones.
- No aplicar correctamente IVA o IRPF.
- No conservar las facturas emitidas (debes guardarlas mínimo 4 años).
Un pequeño error puede generar sanciones o requerimientos de Hacienda, así que revisa siempre antes de enviarla.
🧠 Facturas simplificadas: cuándo puedes usarlas
Las facturas simplificadas sustituyen a los antiguos tickets y solo pueden emitirse si:
- El importe total no supera los 400 euros (IVA incluido).
- O si el importe no supera los 3.000 euros, pero en sectores concretos (restauración, transporte, peluquerías, etc.).
No incluyen todos los datos del cliente, pero sí deben reflejar el IVA y la identificación del emisor.
🚀 Conclusión
Hacer una factura correctamente es clave para evitar problemas fiscales y proyectar una imagen profesional.
Organiza tus documentos, numéralos sin saltos y conserva cada factura emitida.
Un sistema claro y ordenado hoy es tranquilidad mañana.
💬 ¿Y tú?
¿Usas algún programa para hacer tus facturas o prefieres hacerlo a mano?
Déjamelo en los comentarios y puedo preparar una guía comparando las mejores opciones 👇