Conocer qué gastos puedes deducirte está bien, pero saber cómo declararlos correctamente es lo que marca la diferencia ante Hacienda.
Una mala gestión puede hacerte perder dinero o incluso provocar sanciones.
En esta guía te explico, paso a paso, cómo declarar tus gastos deducibles de forma sencilla y segura.
💡 Qué significa “declarar un gasto deducible”
Declarar un gasto deducible implica incluirlo en tus libros de registro y modelos fiscales para que reduzca la base imponible del IRPF o del Impuesto de Sociedades.
En otras palabras: cuanto más justificado esté tu gasto, menos impuestos pagas.
👉 Solo se pueden deducir los gastos necesarios, justificados y contabilizados correctamente.
🧾 1. Clasifica tus gastos por tipo
Antes de declarar, organiza tus gastos por categorías:
- Alquiler y suministros.
- Material y equipos.
- Transporte y desplazamientos.
- Formación, marketing y asesoría.
- Cuotas, seguros y servicios financieros.
💡 Consejo: usa un programa de facturación o una hoja Excel para mantenerlo actualizado mes a mes.
📑 2. Asegúrate de tener las facturas válidas
Hacienda solo admite facturas completas, no tickets.
Una factura válida debe incluir:
- Número y fecha de emisión.
- Datos del emisor y receptor (NIF, dirección).
- Descripción del producto o servicio.
- Base imponible, IVA y total.
👉 Sin factura, el gasto no se puede deducir.
💻 3. Registra tus gastos correctamente
Puedes hacerlo con:
- Un programa de facturación (Holded, Quipu, FacturaDirecta).
- O manualmente en tus libros de registro oficiales.
Registra cada gasto con estos datos:
- Fecha de la factura.
- Proveedor.
- Concepto.
- Base imponible, IVA y total.
💬 Si trabajas con un gestor, envíale esta información cada mes para evitar olvidos.
🧮 4. Declara los gastos trimestralmente
Cada trimestre debes presentar tus modelos fiscales:
| Modelo | Descripción | A quién aplica |
|---|---|---|
| 130 | Pagos fraccionados de IRPF | Autónomos en estimación directa |
| 303 | Declaración trimestral de IVA | Todos los que facturen con IVA |
| 111 | Retenciones a trabajadores o profesionales | Si tienes empleados o subcontratas |
💡 Incluye los gastos en el modelo correspondiente, restando el IVA deducible si procede.
💰 5. Ajusta al cierre del ejercicio
En la declaración anual del IRPF o del Impuesto de Sociedades, se consolidan los gastos del año.
Asegúrate de:
- Incluir los gastos pendientes del último trimestre.
- Revisar amortizaciones de equipos o vehículos.
- Eliminar duplicidades o facturas incompletas.
👉 Una revisión final puede evitar errores y sanciones.
📂 6. Guarda toda la documentación
La Agencia Tributaria puede solicitar comprobantes durante cuatro años.
Guarda tus facturas en formato físico o digital, y organiza por año y proveedor.
💡 Consejo: usa carpetas digitales o un almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, Notion).
⚠️ 7. Errores comunes al declarar gastos
❌ Deducir gastos personales (restaurantes o viajes no profesionales).
❌ Incluir tickets sin factura.
❌ No registrar facturas de compras online.
❌ No aplicar correctamente el porcentaje de uso profesional (por ejemplo, del hogar o vehículo).
👉 Si tienes dudas, consulta siempre con un asesor antes de presentar el modelo.
🚀 Conclusión
Declarar correctamente tus gastos deducibles no solo te ahorra dinero, sino también problemas futuros.
La clave está en organizar, justificar y registrar con precisión.
Cuanto más control tengas sobre tus números, más rentable y tranquilo será tu negocio.
💬 ¿Y tú?
¿Llevas tú mismo tus declaraciones o trabajas con una gestoría?
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